Quelles actions faire en priorité ?
Vous êtes-vous déjà retrouvé.e avec une telle quantité de choses à faire, que vous deviez faire le tri et prioriser vos tâches ? Se concentrer d’abord sur ce qui est le plus urgent, ensuite faire le reste. Cette démarche demande une prise de recul sur tout ce que vous avez à faire. Or vous êtes « dans le jus » : vous devez agir et vous décider très rapidement. Je suis certain que cette situation vous arrive, régulièrement même.
Comment faire le tri entre ce qui est urgent et ce qui ne l’est pas ? Que doit-on faire en priorité ? Quelles actions peuvent attendre mais doivent être réalisées ? A l’inverse, lesquelles sont si peu importantes qu’on peut se permettre de ne pas les faire ?
Si ces questions vous parlent, nous allons nous intéresser à un outil très efficace nommé Matrice d’Eisenhower. Elle a pour but de vous aider à prioriser vos tâches. Vous gérerez mieux votre précieux temps.
D’abord, qui est Eisenhower et pourquoi parle-t-on de sa méthode ? Pour l’anecdote, Dwight David Eisenhower était le 34ème président des États-Unis d’Amérique (de 1953 à 1961). La méthode qu’il employait pour prioriser ses tâches est d’une grande efficacité. Tellement qu’il s’agit aujourd’hui encore d’un outil de référence dans les domaines de la gestion du temps et de la productivité.
Rentrons dans le vif du sujet. A quoi correspond la matrice d’Eisenhower ? Voici un schéma qui récapitule les points principaux. Nous les détaillerons dans la suite de l’article.
La matrice d’Eisenhower pour prioriser ses tâches
Dans la matrice d’Eisenhower, on distingue clairement les tâches en fonction de deux critères : l’urgence de la tâche et l’importance de celle-ci. Ce sont les deux facteurs les plus décisifs pour la prise de décision quand on cherche à optimiser son temps.
- L’urgence fait référence au temps nécessaire pour réaliser la tâche. En fonction de son échéance plus ou moins proche, le degré d’urgence va être différent. Votre attention immédiate est nécessaire.
- L’importance souligne l’impact de l’action. En fonction de sa valeur ajoutée, réaliser cette tâche va être plus ou moins important. Les tâches qui vous permettent d’avancer sont à identifier.
Ainsi, cet outil est plutôt simple à comprendre, il identifie quatre catégories de tâches :
- Urgente, importante
- Non-urgente, importante
- Urgente, non-importante
- Non-urgente, non-importante
Chacune de vos tâches doit (et peut) rentrer dans l’une de ces quatre catégories. C’est uniquement lorsque vous aurez réussi à catégoriser vos actions de cette manière, que vous pourrez vous décider. Il s’agit bien d’un outil d’aide à la prise de décision. Quand on est pressé par le temps et que l’on croule sous les tâches à réaliser, cet outil vous permet de voir clair. Rapidement et sans trop d’effort.
J’en vois déjà qui pense : « C’est bien beau de remplir un tableau, mais en quoi cela va m’aider concrètement à mieux gérer mon temps et à prioriser mes tâches ? »
Ce qui est super avec cet outil, c’est qu’il met tout le monde à la même échelle. Peu importe la nature de vos tâches et de votre niveau de responsabilité (professionnelle / dans votre vie personnelle), vous pouvez l’appliquer dans votre quotidien, avec toujours la même efficacité.
Les tâches importantes (prioriser ses tâches)
– Les tâches importantes ET urgentes
Prenons le temps de détailler chacune de ces quatre rubriques, afin d’en comprendre les subtilités et les nuances. Nous allons les citer par ordre de priorité.
Commençons d’abord par celle ayant la priorité numéro 1 selon la matrice d’Eisenhower : les tâches importantes et urgentes.
De quoi parle-t-on quand on parle des tâches importantes et urgentes ? Il s’agit des actions qui :
- Demandent une intervention, une décision et une attention immédiate (ou très rapide).
- Ont des conséquences franches sur l’objectif général. Le non-accomplissement de celles-ci peut court-circuiter votre projet.
- Résolvent une problématique urgente (conflit à régler rapidement, crise, besoin important à combler, etc.)
Elles sont à traiter en priorité absolue, avant toutes les autres catégories. En effet, vu l’impact que la (non-)réalisation de ces actions engendre, c’est là-dessus qu’il faut se concentrer en premier lieu.
L’idéal étant d’avoir le moins possible de tâches importantes et urgentes à gérer. Votre stress est directement impacté. Être dans le rush, cela peut être stimulant ponctuellement. Toutefois, si vous êtes constamment dans le rush, vous risquez d’accumuler beaucoup de pression et certaines tâches seront bâclées (à cause de l’urgence).
Certaines de ces tâches vous « tombent sur le nez » de manière inattendue et d’autres peuvent être anticipées. Vous avez donc une marge de manœuvre sur une partie. De la même manière, vous avez tout intérêt à prévoir un temps volontairement disponible, du « rab de temps » par anticipation, dans cette catégorie, pour palier l’imprévisibilité de certaines tâches.
Qu’est-ce qui fait que des tâches d’autres catégories viennent se glisser ici ? La procrastination est un facteur non-négligeable. A force de repousser au lendemain les tâches importantes et non-urgentes, elles peuvent devenir urgentes au bout d’un moment, vu l’échéance.
Pour aller plus loin sur ce point, lisez l’article
« La procrastination : l’art de remettre au lendemain »
– Les tâches importantes MAIS non-urgentes
C’est là toute l’utilité de cette matrice : identifier à l’avance l’importance des tâches, afin de gérer au mieux les tâches en fonction de leur urgence. Restons sur le critère d’importance et passons maintenant à la deuxième catégorie de tâche (par ordre de priorité) : les tâches importantes et non-urgentes.
De quoi parle-t-on ici ? Il s’agit des :
- Missions ayant une échéance non-immédiate, mais qui ont un degré d’importance significative pour vous et votre entourage professionnel. Elles devront obligatoirement être faites un jour ou l’autre.
- Eléments de planification (plan d’action, budget, planning, to-do list, etc.)
- Nouvelles compétences à acquérir, indispensables dans les semaines/mois à venir (formation, coaching, acquisition de nouvelles connaissances et compétences).
La majorité de ces tâches sont à réaliser par soi-même. Dans les faits, il vaut mieux qu’un maximum de tâches importantes soient réalisées par vos soins. Si elles sont importantes, mieux vaut garder la main sur celles-ci et utiliser au maximum vos savoirs-faire. La confidentialité, l’enjeu stratégique, la connaissance d’un dossier/sujet, l’expérience de la personne sont des facteurs qui vont faire que vous devrez bien souvent devoir gérer ces tâches importantes par vous-même.
Toutefois, si la nature d’autres tâches est réalisable par d’autres personnes de confiance, il peut être pertinent d’en déléguer. Surtout si vous devez déjà gérer des actions urgentes de la catégorie numéro 1. Vous délester des tâches chronophages peut être une solution.
Les mots clés de cette catégorie sont PLANIFIER et FAIRE (plutôt) RAPIDEMENT.
Pour en apprendre davantage sur ce sujet, lisez l’article
« « Je n’ai pas le temps. » Vraiment ? »
Avoir + de temps libre pour se consacrer sur l’important
Laissez-moi vous parler d’un best-seller en matière de temps de travail et d’entrepreneuriat. Il s’agit du livre La semaine de 4 heures: Travaillez moins, gagnez plus et vivez mieux ! de Timothy Ferriss.
Le nom du livre est provocateur n’est-ce pas ? Comment peut-il oser affirmer que l’on peut travailler seulement 4 heures par semaine et vivre de manière descente ?
Et bien, d’après l’auteur, c’est possible. Il présente la méthode qu’il a appliquée dans sa vie professionnelle, qui lui permet aujourd’hui d’avoir plusieurs entreprises, qui « travaillent pour lui ».
L’idée que j’ai trouvée la plus intéressante, et qui je dois l’avouer m’a beaucoup inspirée, est la suivante : Certaines tâches peuvent (et doivent) être automatisées/déléguées.
Partant de ce constat, nous pouvons dégager du temps pour faire autre chose, tout en faisant toujours « tourner la boutique ». Il met l’accent sur l’importance d’« automatiser/déléguer » au maximum son activité professionnelle. Pour se dégager du temps.
Soyons francs, ce livre est très inspirant. Il vend du rêve. Et en même temps, il y a beaucoup de choses réalistes/concrètes dont on peut s’inspirer dans son quotidien. Que l’on soit salarié, entrepreneur ou à la recherche d’un emploi.
Petite anecdote : Il donne une méthode très précise pour négocier la possibilité de télétravailler avec son employeur. Il s’agit d’un exemple parmi tant d’autres de conseils donnés dans ce livre, mais en temps de crise sanitaire liée au Covid, des conseils comme ça, et bien c’est toujours bon à prendre. 🙂
Bref, si vous avez soif de liberté et d’indépendance, vous trouverez dans ce livre des éléments de réponse et d’inspiration à coup sur. 🙂
Les tâches non-importantes (prioriser ses tâches)
– Les tâches non-importantes MAIS urgentes
Nous venons d’expliciter les tâches revêtant un caractère important, qu’elles soient urgentes ou non. La réalisation de celles-ci a un impact significatif sur l’avancement de votre projet. Qu’en est-il des tâches considérées comme non-importantes ? Doit-on ne pas s’en occuper ? Il faut bien sûr s’en occuper, mais vous pouvez vous permettre de les traiter différemment.
Regardons de plus près la troisième catégorie de tâches : les tâches non-importantes MAIS urgentes. De quoi parle-t-on ici ? Il s’agit des actions qui :
- Sont petites mais qui désorganisent le bon déroulé de vos projets. La perturbation vient principalement de l’urgence du traitement, pas de leur importance capitale.
- Demandent notre attention immédiate et font partie de la vie quotidienne au travail (sollicitations des collègues, questions de clients, mails à traiter, « petit » coup de main à rendre, etc.)
- Revêtent un caractère important pour les autres, mais pas pour vous. Votre entourage exige qu’elles soient traitées rapidement.
- Peuvent être déléguées
Une phrase illustre parfaitement ce que représentent au quotidien les tâches non-importantes mais urgentes. « Je passe mon temps à gérer des problèmes/sollicitations du quotidien, je n’ai pas le temps de me consacrer à mon cœur d’activité. »
Ces tâches ne sont pas considérées comme vraiment importantes, pourtant elles font bien partie du quotidien de tout un chacun. On doit faire avec. Intelligemment.
Êtes-vous obligé de répondre à toutes ces sollicitations ? Même si c’est délicat, il est possible (et vivement conseillé) de dire NON et de mettre ses limites. Votre temps est précieux. Consacrez-le à ce qui est VRAIMENT important.
Aussi, la plupart de ces tâches peuvent être déléguées. DÉLÉGUER dès que possible, un maximum, ces actions-là : vous gagnerez un temps fou et très précieux pour vous pencher sur ce qui est vraiment important.
– Les tâches non-importantes ET non-urgentes
Maintenant, dernière catégorie, par ordre de priorité : les tâches non-importantes et également non-urgentes.
Pour faire simple, il s’agit des tâches :
- Distrayantes et chronophages (notifications des applications sur le téléphone, le scroll sur les réseaux sociaux, la navigation sur internet sans but précis, etc.)
- Qui n’ont pas de lien avec vos projets importants du moment
- Issues de mauvaises habitudes improductives (non productives et là encore chronophage)
D’après la matrice d’Eisenhower, toutes ces tâches doivent être abandonnées. Il est conseillé de les jeter à la poubelle et de ne plus revenir dessus. Je suis plutôt d’accord avec cette catégorisation. Prioriser ses tâches, cela passe aussi par faire le tri. Toutefois, je la trouve quelque peu excessive. Ne pas donner d’énergie sur ce qui est inutile aujourd’hui, oui c’est pertinent. Jeter aux oubliettes toutes les idées qui pourraient servir plus tard, c’est très (trop) radical.
J’imagine qu’en fonction du degré de productivité que l’on souhaite avoir et du degré de responsabilité que l’on a au quotidien, ne porter AUCUN intérêt à cette rubrique est une obligation. C’est à ajuster en fonction de vos vies et vos quotidiens.
Il est donc préférable, en fonction de votre vie et de votre quotidien : soit d’archiver toutes vos idées/tâches, soit, dans le meilleur des cas, de complètement délaisser ces actions non-importantes et non-urgentes.
Finalement, la matrice d’Eisenhower est un outil très puissant. Il est également imparfait, je vous l’accorde. Sa force réside dans sa simplicité d’utilisation et dans la puissance qu’apporte la catégorisation de vos tâches. Le cerveau aime mettre dans des cases et cela l’aide à s’organiser. Le blog Manager Go a lui aussi consacré un article sur la matrice d’Eisenhower.
Merci d’avoir lu cet article et à très bientôt sur Trace Ta Carrière ! 🙂
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